Kapitālsabiedrības dalībnieku un akcionāru (turpmāk – dalībnieki) sapulce var notikt gan klātienē, gan attālināti. Sapulci iespējams rīkot arī, daļai no tās dalībniekiem tajā piedaloties klātienē, bet daļai – attālināti. Tāpat dalībniekam ir tiesības balsot par dalībnieku sapulcē izskatāmajiem jautājumiem pirms sapulces, nododot savu balsi sabiedrībai rakstveidā, tostarp elektroniskā formā. Visi dalībnieki, kuri piedalījušies sapulcē klātienē, attālināti, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus, kā arī tie, kas nodevuši savu balsi pirms sapulces, uzskatāmi par klātesošiem sapulcē.
Dalībnieka tiesības balsot pirms sapulces
Dalībnieka tiesības nodot savu balsi pirms sapulces nav īpaši jāparedz sabiedrības statūtos, jo minētās tiesības sabiedrības valdei ir jānodrošina ikvienam dalībniekam jebkurā sapulcē, proti gan sapulcēs, kuras norit tikai elektroniski, gan klātienes sapulcēs. Minētās tiesības dalībnieks var izmantot, ja izpildās divi nosacījumi:
- Balsojums tiek nodots veidā, kas ļauj sabiedrībai nodrošināt dalībnieka identifikāciju.
- Balsojums tiek saņemts sabiedrībā ne vēlāk kā iepriekšējā dienā pirms sapulces.
Ja sapulces dalībnieks ir atdevis savu rakstveida balsi pirms sapulces, viņam ir tiesības lūgt sabiedrību apstiprināt balsojuma saņemšanu. Nekavējoties pēc balsojuma saņemšanas sabiedrībai ir jānosūta balsojuma nosūtītājam apstiprinājums, ka tas ir saņemts.
Dalībnieks, kurš balso pirms dalībnieku sapulces, ir uzskatāms par klātesošu dalībnieku sapulcē. Šādā gadījumā valde sastāda to dalībnieku sarakstu, kuri balsojuši pirms dalībnieku sapulces, un pirms pirmā balsojuma iepazīstina ar šo sarakstu dalībniekus. Pirms sapulces balsojušo dalībnieku sarakstā norādāmas šādas ziņas:
- Dalībnieka vārds, uzvārds, personas kods (ja personai nav personas koda, — dzimšanas datums, personu apliecinoša dokumenta numurs un izdošanas datums, valsts un institūcija, kas dokumentu izdevusi), bet juridiskajām personām — nosaukums un reģistrācijas numurs.
- Dalībniekam piederošo daļu kategorija (ja statūtos tāda paredzēta), skaits un nominālvērtība.
- No dalībniekam piederošajām daļām izrietošo balsu skaitu.
- Ja personu pārstāv pilnvarots pārstāvis – pārstāvja vārds, uzvārds, personas kods (ja personai nav personas koda, — dzimšanas datums, personu apliecinoša dokumenta numurs un izdošanas datums, valsts un institūcija, kas dokumentu izdevusi), bet juridiskajām personām — nosaukums (firma), reģistrācijas numurs un tās pārstāvja vārds, uzvārds, personas kods (ja personai nav personas koda, — dzimšanas datums, personu apliecinoša dokumenta numurs un izdošanas datums, valsts un institūcija, kas dokumentu izdevusi).
Akcionāru sapulces gadījumā to akcionāru, kas piedalās sapulcē, saraksts ir sastādāms pirms katras sapulces, bet pirms sapulces balsojušais akcionārs ir ierakstāms šajā sarakstā. Papildus šajā sarakstā pirms sapulces balsojušajam akcionāram ir norādāms veids, kādā viņš piedalās vai balso sapulcē.
Vienlaikus jāatceras, ka tas vien, ka dalībnieks nodevis savu balsi pirms sapulces, neliedz dalībniekam piedalīties un balsot sapulcē klātienē vai elektroniski, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus. Šādā gadījumā dalībnieka iepriekš nodotais balsojums netiek ņemts vērā.
Pilnīgi attālināta sapulce
Lai varētu noturēt dalībnieku sapulci tikai elektroniski, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus, sabiedrībai tas ir jāparedz tās statūtos. Lēmums par šāda nosacījuma ietveršanu statūtos var tikt pieņemts tikai ar visu balsstiesīgo dalībnieku piekrišanu. Svarīgi norādīt, ka līdz ar šāda nosacījuma ietveršanu statūtos, tas pēc būtības izslēdz dalībnieka tiesības ierasties uz sapulci klātienē un paredz dalībnieka pienākumu piedalīties un balsot sapulcē elektroniski. Vienlaikus norādāms, ka dalībnieki statūtos cita starpā var paredzēt, ka noteiktus jautājumus dalībnieku sapulcē var izskatīt tikai klātienes sapulcēs ar tiesībām dalībniekiem piedalīties arī attālināti.
Attālinātas sapulces gadījumā dalībnieki piedalās un balso sapulcē, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus (datorus, mobilos telefonus vai citas ierīces).
Daļēji attālināta sapulce
Ja kapitālsabiedrības statūtos nav noteikts, ka sapulces notiek tikai elektroniski, dalībnieku sapulces sasaucamas klātienē. Vienlaikus dalībnieki var izmantot savas tiesības sapulcē piedalīties vai balsot elektroniski kādā no šiem gadījumiem:
- Ja valde pēc savas iniciatīvas piedāvā dalībniekiem šādu iespēju dalībai dalībnieku sapucē.
- Pēc dalībnieku pieprasījuma, ja dalībnieki kopā pārstāv vismaz 20 procentus no sabiedrības pamatkapitāla un statūti neparedz mazāku pārstāvības normu.
- Ja statūtos paredzētas dalībnieka tiesības piedalīties vai balsot sapulcē attālināti, proti, ja statūtos paredzēts, ka jebkurā dalībnieku sapulcē dalībnieks var piedalīties vai balsot attālināti. Šādā gadījumā statūtos nosaka vai deleģē valdei noteikt prasības dalībnieku identifikācijai un kārtību, kādā dalībnieku var izmantot šīs tiesības.
Ja sabiedrības valde sasauc dalībnieku sapulci klātienē un paziņojumā par minēto sapulci norāda uz iespēju dalībniekiem piedalīties un balsot sapulcē attālināti, tad šādā gadījumā viens vai vairāki sapulces dalībnieki var piedalīties sapulcē klātienē, viens vai vairāki dalībnieki var piedalīties sapulcē attālināti, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus (datoru, mobilos telefonu vai citu ierīču), savukārt viens vai vairāki dalībnieki var nodot savu balsi pirms sapulces rakstveidā (tai skaitā izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus).
Dalībnieka identifikācija un kārtība, kā dalībnieki izmanto tiesības piedalīties un balsot dalībnieku sapulcē attālināti
Ja dalībnieks piedalās dalībnieku sapulcē attālināti, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus, vai balso par sapulcē izskatāmajiem jautājumiem pirms sapulces, sabiedrības valde ir atbildīga par dalībnieku identifikāciju. Papildus tam valde ir atbildīga arī par kārtības noteikšanu, kā sabiedrības dalībnieki var izmantot tiesības piedalīties dalībnieku sapulcē attālināti. Vienlaikus arī sabiedrības statūtos var noteikt prasības dalībnieku identifikācijai un attālinātās dalības kārtībai.
Ar plašāku informāciju par attālināto dalību dalībnieku sapulcēs, tai skaitā ieteikumiem, kā sasaucama dalībnieku sapulce, kā identificējami dalībnieki u.c., iespējams iepazīties Tieslietu ministrijas tīmekļvietnē.
Kooperatīvās sabiedrības biedriem ir tiesības piedalīties un balsot biedru kopsapulcē gan klātienē, gan attālināti. Tāpat biedram ir tiesības balsot par sapulcē izskatāmajiem jautājumiem pirms sapulces, nododot savu balsi sabiedrībai rakstveidā, tostarp elektroniskā formātā. Visi biedri, kuri piedalījušies sapulcē klātienē, attālināti, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus, kā arī tie, kuri nodevuši savu balsi pirms sapulces, uzskatāmi par klātesošiem sapulcē un ierakstāmi klātesošo biedru sarakstā.
Biedra tiesības balsot pirms sapulces
Biedram ir tiesības rakstveidā, tostarp arī izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus, balsot par sapulces darba kārtībā ietvertajiem jautājumiem pirms sapulces. To var darīt, ja izpildās divi nosacījumi:
- Balsojums tiek nodots veidā, kas ļauj kooperatīvajai sabiedrībai nodrošināt biedra identifikāciju.
- Balsojums tiek nodots kooperatīvajai sabiedrībai ne vēlāk kā iepriekšējā dienā pirms kopsapulces norises.
Ja biedrs ir atdevis savu rakstveida balsi pirms kopsapulces, viņam ir tiesības lūgt kooperatīvo sabiedrību apstiprināt balsojuma saņemšanu. Nekavējoties pēc balsojuma saņemšanas kooperatīvajai sabiedrībai ir jānosūta balsojuma nosūtītājam apstiprinājums, ka tas ir saņemts. Pēc balsošanas beigām kooperatīvā sabiedrība publisko visu biedru balsojumus.
Vienlaikus jāatceras, ka tas vien, ka biedrs nodevis savu balsi pirms sapulces, neliedz viņam piedalīties un balsot sapulcē klātienē vai elektroniski, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus. Šādā gadījumā biedra iepriekš nodotais balsojums netiek ņemts vērā.
Pilnīgi attālināta sapulce
Valdei ir tiesības noteikt, ka biedru kopsapulce notiek tikai elektroniski divos gadījumos, proti:
- Pēc valdes iniciatīvas.
- Pēc to biedru pieprasījuma, kuri kopā pārstāv vismaz 20 procentus no kooperatīvās sabiedrības biedru skaita.
Šādā gadījumā visi biedri piedalās un balso, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus (datorus, mobilos telefonus vai citas ierīces). Valde nosaka prasības attiecībā uz biedru identifikāciju un kārtību, kādā biedri var izmantot tiesības piedalīties un balsot biedru kopsapulcē, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus.
Daļēji attālināta sapulce
Ja kooperatīvās sabiedrības valde nav noteikusi, ka sapulce notiek tikai elektroniski, tā sasaucama klātienē. Vienlaikus valde pēc savas iniciatīvas vai pēc biedru pieprasījuma, kuri kopā pārstāv vismaz 20 procentu no kooperatīvās sabiedrības biedru skaita, nodrošina biedram tiesības piedalīties un balsot biedru sapulcē, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus. Tas nozīmē, ka šādā gadījumā viens vai vairāki biedri var piedalīties sapulcē klātienē, viens vai vairāki citi biedri var piedalīties sapulcē attālināti, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus (datoru, mobilos telefonu vai citu ierīču), savukārt viens vai vairāki citi biedri var balsot par kopsapulcē izskatāmajiem jautājumiem rakstveidā (tai skaitā izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus) pirms sapulces.
Par biedru, kas sapulcē piedalās attālināti ar elektronisko saziņas līdzekļu starpniecību, identificēšanu, kā arī biedru dalības un balsošanas kārtību atbildīga ir kooperatīvās sabiedrības valde.
Biedra identifikācija un kārtība, kā biedri izmanto tiesības piedalīties un balsot dalībnieku sapulcē attālināti
Biedru identifikācijas prasības un attālinātās dalības kārtību nosaka valde. Ja biedrs piedalās un balso biedru kopsapulcē, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus, kooperatīvā sabiedrība nodrošina biedru kopsapulces gaitas ierakstīšanu un fiksēšanu datu nesējos un attiecīgo sapulces materiālu glabāšanu. Tiesības iepazīties ar sapulces materiāliem ir biedriem, valdes un padomes locekļiem, revidentam un kompetentajām institūcijām.
Ar plašāku informāciju par attālināto dalību dalībnieku sapulcēs, tai skaitā ieteikumiem, kā sasaucama dalībnieku sapulce, kā identificējami dalībnieki u.c., iespējams iepazīties Tieslietu ministrijas tīmekļvietnē.
Biedrības, arodbiedrības un politiskās partijas (turpmāk – biedrība) biedriem ir tiesības piedalīties un balsot biedru kopsapulcē gan klātienē, gan attālināti, ja statūtos nav noteikts citādi. Tāpat biedram ir tiesības balsot par sapulcē izskatāmajiem jautājumiem pirms sapulces, nododot savu balsi biedrībai rakstveidā, tostarp elektroniskā formātā. Visi biedri, kuri piedalījušies sapulcē klātienē, attālināti, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus, kā arī tie, kuri nodevuši savu balsi pirms sapulces, uzskatāmi par klātesošiem sapulcē un ieskaitāmi klātesošo biedru skaitā. Valde atsevišķi sastāda to biedru sarakstu, kuri balsojuši pirms biedru sapulces, un pirms balsojuma iepazīstina ar to biedru sapulces dalībniekus.
Biedra tiesības balsot pirms sapulces
Biedram ir tiesības rakstveidā, tostarp arī izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus, balsot par sapulces darba kārtībā ietvertajiem jautājumiem pirms sapulces. To var darīt, ja izpildās divi nosacījumi:
- Balsojums tiek nodots veidā, kas ļauj biedrībai biedru identificēt atbilstoši valdes noteiktajai biedru identifikācijas un tiesībām balsot noteiktajai kārtībai vai, ja tas paredzēts statūtos - statūtos noteiktajai kārtībai.
- Balsojums tiek nodots biedrībai ne vēlāk kā iepriekšējā dienā pirms kopsapulces norises, ja statūtos nav noteikts citādi.
Ja biedrs ir atdevis savu rakstveida balsi pirms kopsapulces, viņam ir tiesības lūgt biedrībai apstiprināt balsojuma saņemšanu. Nekavējoties pēc balsojuma saņemšanas biedrībai ir jānosūta balsojuma nosūtītājam apstiprinājums, ka tas ir saņemts. Pēc balsošanas beigām biedrība publisko visu biedru balsojumus.
Vienlaikus jāatceras, ka tas vien, ka biedrs nodevis savu balsi pirms sapulces, neliedz viņam piedalīties un balsot sapulcē klātienē vai elektroniski, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus. Šādā gadījumā biedra iepriekš nodotais balsojums tiek anulēts.
Pilnīgi attālināta sapulce
Ja statūtos nav noteikts kāds liegums biedru sapulces organizēt attālināti, ļaujot biedriem piedalīties un balsot biedru kopsapulcē, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus, biedru kopsapulce var tikt noturēta arī pilnīgi vai daļēji attālināti. Valdei (vai arodbiedrību gadījumā - citai institūcijai, kuras kompetencē saskaņā ar statūtiem ir biedru sapulces sasaukšana) sasaucot biedru kopsapulci, jānorāda kopsapulces sasaukšanas veids - klātiene, tikai attālināti vai daļēji attālināti.
Biedrība statūtos var brīvi noteikt kā organizējamas biedrības biedru kopsapulces, tai skaitā paredzot kādos gadījumos un vai organizējamas pilnīgi attālinātas biedru sapulces, kādos gadījumos tas nav ļauts utt. Vienlaikus jāņem vērā, ka valdei, sasaucot biedru kopsapulci, jānodrošina, ka ikvienam biedrības biedram būs iespēja piedalīties un balsot biedru kopsapulcē.
Ja biedru kopsapulce tiek organizēta tikai attālināti, tad visi biedri piedalās un balso, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus (datorus, mobilos telefonus vai citas ierīces), un biedram nav izvēles tiesības piedalīties sapulcē klātienē. Valde nosaka prasības attiecībā uz biedru identifikāciju un kārtību, kādā biedri var izmantot tiesības piedalīties un balsot biedru kopsapulcē, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus, ja tas nav noteikts biedrības statūtos.
Daļēji attālināta sapulce
Ja biedrības valde nav noteikusi, ka sapulce notiek tikai elektroniski, tā sasaucama klātienē. Vienlaikus valde nodrošina biedram tiesības piedalīties un balsot biedru sapulcē, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus, ja tas nav pretrunā ar biedrības statūtos noteikto. Tas nozīmē, ka biedru sapulce tiek organizēta klātienes formātā, taču biedram ir izvēles iespēja tai pieslēgties attālināti. Proti, ir noteikta biedru sapulces norises vieta, kur biedri var klātienē ierasties un īstenot visas biedru tiesības, kas saistītas ar biedru kopsapulci. Vienlaikus biedriem tiek nodrošināta iespēja pieslēgties biedru sapulcei attālināti (izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus). Šajā gadījumā daļa no biedriem sapulci var apmeklēt klātienē, daļa – attālināti, bet vēl daļa var balsot par kopsapulcē izskatāmajiem jautājumiem rakstveidā (tai skaitā izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus) pirms sapulces. Tā ir biedra brīva izvēle, kādā veidā biedrs piedalās un/vai balso sapulcē.
Par biedru, kas sapulcē piedalās attālināti ar elektronisko saziņas līdzekļu starpniecību, identificēšanu, kā arī biedru dalības un balsošanas kārtību atbildīga ir biedrības valde, ja tas nav noteikts biedrības statūtos.
Biedra identifikācija un kārtība, kā biedri izmanto tiesības piedalīties un balsot biedru sapulcē attālināti
Biedru identifikācijas prasības un attālinātās dalības kārtību nosaka valde, ja tas nav noteikts biedrības statūtos. Paziņojumā par biedru sapulces sasaukšanu jānorāda kārtība un termiņi, kādos biedri var izmantot tiesības balsot pirms biedru sapulces vai piedalīties vai balsot biedru kopsapulcē, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus. Norādītā biedru sapulces sasaukšanas kārtība piemērojama arī tajos gadījumos, ja biedrības valde pati neiniciē sapulci, vai tā nesasauc sapulci arī tad, ja sapulces sasaukšanu pieprasa vismaz 1/10 biedru (vai arodbiedrības statūtos noteiktais biedru skaits), vai ja biedrībai nav valdes (valdes pilnvaru termiņš ir beidzies). Šādos gadījumos biedru sapulci tiesīgi sasaukt arī 1/10 biedru (vai cits arodbiedrības statūtos noteiktais biedru skaits), kas pieprasījuši biedru sapulces sasaukšanu.
Ja biedrs piedalās un balso biedru kopsapulcē, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus, biedrībai ieteicams nodrošināt biedru kopsapulces gaitas ierakstīšanu un fiksēšanu datu nesējos un attiecīgo sapulces materiālu glabāšanu. Tiesības iepazīties ar sapulces materiāliem ir biedriem, valdes un padomes locekļiem, revidentam un kompetentajām institūcijām.
Sapulces gaita un protokolēšana
Biedru sapulces, kurās biedri piedalās attālināti vai balso pirms sapulces, protokolā norāda Biedrību un nodibinājumu likuma 37.panta 4.1 daļā uzskaitītās ziņas, papildus norādot, ka sapulce notiek attālināti, kā arī biedru skaitu, kuri izmantojuši tiesības balsot pirms biedru sapulces. Tāpat norādāms, ka biedru attālināta dalība biedru sapulcē ir organizējama tādā veidā, lai tiktu nodrošinātas visas biedru tiesības, piemēram, biedram ir tiesības izteikties, uzdot jautājumus un iesaistīties diskusijās.
Ar plašāku informāciju par attālināto dalību dalībnieku sapulcēs, tai skaitā ieteikumiem, kā sasaucama dalībnieku sapulce, kā identificējami dalībnieki u.c., iespējams iepazīties Tieslietu ministrijas tīmekļvietnē.